Политика в отношении обработки персональных данных и реализуемых требований к защите персональных данных Некоммерческой организации «Фонд развития малого и среднего предпринимательства Томской области»

1. Общие положения

1.1. Настоящий документ определяет политику Некоммерческой организации «Фонд развития малого и среднего предпринимательства Томской области» (далее - Организация) в отношении обработки персональных данных и реализации требований к защите персональных данных (далее – Политика) в соответствии с требованиями ст.18.1 Федерального закона от 27.07.2006 г. №152-ФЗ «О персональных данных».

1.2. Информация, относящаяся к персональным данным, является конфиденциальной, охраняемой информацией и на неё распространяются все требования, установленные внутренними документами Организации к защите конфиденциальной информации.

1.3. Обработка и обеспечение безопасности персональных данных в Организации осуществляется в соответствии с требованиями Конституции Российской Федерации, Федерального закона от 27 июля 2006 г. №152-ФЗ «О персональных данных», Трудового кодекса Российской Федерации, Гражданского кодекса Российской Федерации, постановления Правительства РФ от 6 июля 2008 г. №512 «Об утверждении требований к материальным носителям биометрических персональных данных и технологиям хранения таких данных вне информационных систем персональных данных», постановления Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 г. №687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации» и иными нормативно-правовыми актами, регулирующими вопросы защиты и обработки персональных данных.

1.4. Обработка персональных данных в Организации осуществляется смешанным способом (с использованием средств автоматизации и без использования таких средств).

2. Основные определения, состав и субъекты персональных данных

2.1. Сведениями, составляющими персональные данные, является любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному, или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

2.2. В настоящей Политике используются следующие основные определения:

оператор — государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными;

обработка персональных данных — любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных;

автоматизированная обработка персональных данных — обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;

распространение персональных данных — действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц;

предоставление персональных данных — действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц;

блокирование персональных данных — временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);

уничтожение персональных данных — действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;

обезличивание персональных данных — действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;

информационная система персональных данных — совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств.

2.3. Организация осуществляет обработку следующих категорий персональных данных: фамилия, имя, отчество, год рождения, месяц рождения, дата рождения, место рождения, адрес, семейное положение, социальное положение, телефон, имущественное положение, образование, профессия, доходы, ИНН, сведения о документах, удостоверяющих личность, номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, номер полиса обязательного медицинского страхования и иная информация, необходимая Организации в связи с трудовыми отношениями, фото.

Содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.

2.4. Категории субъектов персональных данных:

• физические лица, состоящие с Организацией в трудовых отношениях (далее - работники или сотрудники), бывшие работники, кандидаты на замещение вакантных должностей, а также родственники работников Организации;
• физические лица, состоящие с Организацией в гражданско-правовых отношениях;
• физические лица, уволившиеся из Организации;
• физические лица, являющиеся получателями (потенциальными получателями) услуг, участниками (потенциальными участниками) мероприятий Организации, партнерами, контрагентами (потенциальными контрагентами), а также руководителями, участниками или сотрудниками юридических лиц (индивидуальных предпринимателей), являющихся клиентами или контрагентами (потенциальными клиентами, партнерами, контрагентами) Организации;
• физические лица, обратившиеся в Организацию с жалобой, обращением или заявлением.

3. Цели и случаи обработки персональных данных

3.1. Целями сбора и обработки персональных данных являются:

• осуществление уставной деятельности Организации, связанной с участием в реализации государственной политики в области развития малого и среднего предпринимательства (включая молодежное предпринимательство) на территории Томской области и координацией деятельности организаций, образующих инфраструктуру поддержки субъектов малого и среднего предпринимательства, муниципальных центров поддержки предпринимательства;
• организация учета персональных данных сотрудников (работников) для обеспечения соблюдения законов и иных нормативно-правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении, исполнения налогового законодательства РФ в связи с исчислением и уплатой НДФЛ, а также пенсионного законодательства РФ при формировании и представлении персонифицированных данных о каждом получателе доходов, учитываемых при начислении страховых взносов на обязательное пенсионное страхование и обеспечение, заполнение первичной статистической документации;
• заключение, исполнение и прекращение гражданско-правовых договоров.

3.2. Обработка персональных данных в Организации допускается в случаях:

• если обработка персональных данных (в том числе специальных категорий персональных данных и биометрических персональных данных) осуществляется с согласия субъекта персональных данных;
• если обработка персональных данных необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем, по которому является субъект персональных данных, а также для заключения договора по инициативе субъекта персональных данных или договора, по которому субъект персональных данных будет являться выгодоприобретателем или поручителем;
• если обработка персональных данных необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъекта персональных данных, если получение согласия субъекта персональных данных невозможно;
• если обработка персональных данных необходима для осуществления прав и законных интересов Организации или третьих лиц либо для достижения общественно значимых целей при условии, что при этом не нарушаются права и свободы субъекта персональных данных;
• если обработка персональных данных необходима для осуществления творческой деятельности при условии, что при этом не нарушаются права и законные интересы субъекта персональных данных;
• если обработка персональных данных осуществляется в исследовательских, статистических или иных целях при условии обязательного обезличивания персональных данных;
• если осуществляется обработка персональных данных, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен субъектом персональных данных либо по его просьбе;
• если осуществляется обработка персональных данных, подлежащих опубликованию или обязательному раскрытию в соответствии с законом;
• по мотивированному запросу (исключительно для выполнения возложенных законодательством функций и полномочий) персональные данные субъекта персональных данных без его согласия могут быть переданы: в судебные органы в связи с осуществлением правосудия; в органы федеральной службы безопасности; в органы прокуратуры; в органы полиции; в иные органы и организации в случаях, установленных нормативными правовыми актами, обязательными для исполнения.

4. Основные принципы обработки персональных данных

4.1. Обработка персональных данных осуществляется на законной и справедливой основе.

4.2. Обработка персональных данных прекращается в случае достижения конкретных, заранее определенных и законных целей обработки, истечения срока действия согласия или отзыва согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных, выявления неправомерной обработки персональных данных, а также прекращения деятельности Организации. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных. Обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки.

4.3. Не допускается объединение баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой.

4.4. Содержание и объем обрабатываемых персональных данных соответствуют заявленным целям обработки и не являются избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.

4.5. При обработке персональных данных обеспечивается точность персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к заявленным целям их обработки. Принимаются необходимые меры по удалению или уточнению неполных, или неточных данных.

4.6. Хранение персональных данных осуществляется в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем, по которому является субъект персональных данных.

В случае достижения цели обработки персональных данных, а также в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на их обработку Организация обязана прекратить обработку персональных данных или обеспечить ее прекращение (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению Организации) и уничтожить персональные данные или обеспечить их уничтожение (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению Организации), если иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, иным соглашением между Организацией и субъектом персональных данных либо если Организация не вправе осуществлять обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных федеральными законами.

Организация обязана сообщить субъекту персональных данных или его представителю информацию об осуществляемой им обработке персональных данных такого субъекта по запросу последнего.

4.7. Право доступа для обработки персональных данных имеют сотрудники Организации в соответствии с возложенными на них функциональными обязанностями.

4.8. Сроки хранения персональных данных определяются в соответствии со сроком действия гражданско-правовых отношений между субъектом персональных данных и Организацией, сроком исковой давности, сроками хранения документов на бумажных носителях и документов в электронных базах данных, иными требованиями законодательства РФ, а также сроком действия согласия субъекта на обработку его персональных данных.

5. Меры по обеспечению безопасности персональных данных

5.1. При обработке персональных данных Организация принимает необходимые правовые, организационные и технические меры защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных.

5.2. Меры, направленные на обеспечение выполнения Организацией обязанностей, предусмотренных ст. ст. 18.1, 19 Федерального закона «О персональных данных»:

5.2.1. Назначено лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных (ПД) в Организации, которое осуществляет обучение и инструктаж, внутренний контроль за соблюдением Организацией и её работниками требований к защите ПД. Также назначены лица, ответственные за обеспечение безопасности персональных данных.

5.2.2. Утверждено Положение об обработке персональных данных, настоящая Политика в отношении обработки персональных данных и реализуемых требований к защите персональных данных Некоммерческой организации «Фонд развития малого и среднего предпринимательства Томской области» и перечень мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом «О персональных данных» и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, в соответствии с которыми установлены:

• процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в сфере персональных данных (в том числе определены угрозы безопасности персональным данным при их обработке в информационных системах персональных данных и обеспечен необходимый уровень защищенности);
• процедуры, определяющие для каждой цели обработки персональных данных содержание обрабатываемых персональных данных, категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются, сроки их обработки и хранения, порядок уничтожения при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований;
• правила рассмотрения запросов субъектов персональных данных или их представителей;
• правила осуществления внутреннего контроля соответствия обработки персональных данных требованиям к защите персональных данных, установленным Федеральным законом "О персональных данных", принятыми в соответствии с ним локальными актами Организации;
• перечень информационных систем персональных данных;
• перечни персональных данных, обрабатываемых в Организации в связи с реализацией трудовых отношений, а также в связи с осуществлением видов деятельности, установленных уставом Организации;
• инструкция ответственного за организацию обработки персональных данных в Организации;
• типовая форма обязательства сотрудника Организации, непосредственно осуществляющего обработку персональных данных, в случае расторжения с ним трудового договора прекратить обработку персональных данных, ставших известными ему в связи с исполнением должностных обязанностей;
• типовая форма согласия на обработку персональных данных сотрудника Организации, иных субъектов персональных данных, а также типовая форма разъяснения субъекту персональных данных юридических последствий отказа предоставить свои персональные данные;
• правила доступа сотрудников Организации к персональным данным, содержащимся в документах и обрабатываемым в информационной системе персональных данных, устанавливающие порядок регистрации и учета всех действий, совершаемых с персональными данными в информационной системе персональных данных.

5.2.3. Организация применяет организационные и технические меры по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, необходимых для выполнения требований к защите персональных данных, исполнение которых обеспечивает установленные Правительством РФ уровни защищенности персональных данных;

5.2.4. Организация осуществляет контроль за принимаемыми мерами по обеспечению безопасности персональных данных и уровня защищенности информационной системы персональных данных. При обнаружении фактов несанкционированного доступа к персональным данным Организация принимает необходимые меры.

5.3. При обработке персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, выполняются требования, установленные постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 г. N 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации", а при обработке персональных данных, осуществляемой с использованием средств автоматизации, выполняются установленные законодательством Российской Федерации требования к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных. Требования по обеспечению безопасности персональных данных установлены соответствующими инструкциями.

5.4. В целях осуществления внутреннего контроля соответствия обработки персональных данных установленным требованиям в Организации организовано проведение периодических проверок условий обработки персональных данных.

5.5. Осуществляется ознакомление сотрудников Организации, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с положениями законодательства Российской Федерации о персональных данных (в том числе с требованиями к защите персональных данных), локальными актами по вопросам обработки персональных данных.

5.6. Организация является оператором персональных данных.

6. Права субъекта персональных данных

Субъект персональных данных имеет право:

6.1. На получение информации, касающейся обработки его персональных данных, в том числе содержащей:

• подтверждение факта обработки персональных данных Организацией;
• правовые основания и цели обработки персональных данных;
• цели и применяемые Организацией способы обработки персональных данных;
• наименование и место нахождения Организации, сведения о лицах (за исключением работников Организации), которые имеют доступ к персональным данным или которым могут быть раскрыты персональные данные на основании договора с Организацией или на основании федерального закона;
• обрабатываемые персональные данные, относящиеся к соответствующему субъекту персональных данных, источник их получения, если иной порядок представления таких данных не предусмотрен федеральным законом;
• сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;
• порядок осуществления субъектом персональных данных прав, предусмотренных Федеральным законом "О персональных данных";
• наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению Организации, если обработка поручена или будет поручена такому лицу;
• иные сведения, предусмотренные Федеральным законом "О персональных данных" или другими федеральными законами.

6.2. Требовать от Организации уточнения своих персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав.

6.3. На свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ.

6.4. Отозвать свое согласие на обработку персональных данных.

6.5. Обжаловать любые неправомерные действия или бездействие Организации при обработке и защите его персональных данных в орган по защите прав субъектов персональных данных или в судебном порядке.

6.6. Иные права, определенные главой 3 Федерального закона «О персональных данных».

7. Права и обязанности организации

7.1. Организация обязуется:

7.1.1. Принимать необходимые и достаточные правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных.

7.1.2. Осуществлять мероприятия по организационной и технической защите персональных данных в соответствии с требованиями законодательства РФ по вопросам обработки персональных данных.

7.1.3. В целях обеспечения защиты персональных данных проводить оценку вреда, который может быть причинен субъектам персональных данных в случае нарушения безопасности их персональных данных, а также определять актуальные угрозы безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных и применять средства защиты информации, прошедшие в установленном порядке процедуру оценки соответствия.

7.1.4. При выявлении актуальных угроз применять необходимые и достаточные правовые, организационные и технические меры по обеспечению безопасности персональных данных, включающие в себя:

• определение угроз безопасности информации, содержащей персональные данные, при ее обработке;
• применение организационных и технических мер по обеспечению безопасности информации, содержащей персональные данные, при ее обработке;
• оценку эффективности принимаемых мер до ввода в эксплуатацию информационной системы персональных данных;
• учет машинных носителей информации, содержащей персональные данные;
• обнаружение фактов несанкционированного доступа к информации, содержащей персональные данные, и принятие мер;
• восстановление персональных данных, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним;
• установление правил доступа к информации, содержащей персональные данные, обеспечение регистрации и учета всех действий, совершаемых с информацией, содержащей персональные данные, в информационной системе персональных данных;
• контроль за принимаемыми мерами.

7.1.5. Сообщить субъекту персональных данных или его представителю информацию о наличии персональных данных, относящихся к соответствующему субъекту персональных данных, а также предоставить возможность ознакомления с этими персональными данными при обращении субъекта персональных данных или его представителя либо в течение тридцати дней с даты получения запроса субъекта персональных данных или его представителя.

Сведения о наличии персональных данных предоставляются субъекту персональных данных в доступной форме, и в них не содержатся персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных, за исключением случаев, если имеются законные основания для раскрытия таких персональных данных.

7.2. Организация вправе передавать персональные данные (полученные с соблюдением установленных законодательством РФ требований) третьим лицам, в том числе: исполнительным органам государственной власти Томской области (Департамент), организациям, образующим инфраструктуру поддержки субъектов малого и среднего предпринимательства, а также другим органам и организациям.

8. Обязанности и ответственность сотрудников организации

8.1. Сотрудники Организации, допущенные к обработке персональных данных, обязаны:

• знать и неукоснительно выполнять требования настоящей Политики;
• обрабатывать персональные данные только в рамках выполнения своих должностных обязанностей;
• не разглашать персональные данные, полученные в результате выполнения своих должностных обязанностей, а также ставшие им известными по роду своей деятельности;
• пресекать действия третьих лиц, которые могут привести к разглашению (уничтожению, искажению) персональных данных;
• выявлять факты разглашения (уничтожения, искажения) персональных данных и информировать об этом непосредственного руководителя;
• хранить тайну о сведениях, содержащих персональные данные в соответствии с локальными актами Организации.

8.2. Сотрудникам Организации, допущенным к обработке персональных данных, запрещается несанкционированное и нерегламентированное копирование персональных данных на бумажные носители информации и на любые электронные носители информации, не предназначенные для хранения персональных данных.

8.3. Каждый новый работник Организации, непосредственно осуществляющий обработку персональных данных, подлежит ознакомлению с требованиями законодательства РФ по обработке и обеспечению безопасности персональных данных, с настоящей Политикой и другими локальными актами по вопросам обработки и обеспечения безопасности персональных данных и обязуется их соблюдать.

8.4. Лица, виновные в нарушении требований законодательства РФ в области персональных данных, несут дисциплинарную, материальную, гражданско-правовую, административную или уголовную ответственность.

9. Заключительные положения

9.1. Действующая редакция Политики на бумажном носителе хранится в офисах Организации (в доступном для посетителей месте).

9.2. Электронная версия действующей редакции Политики общедоступна на интернет - порталах Организации в сети Интернет.

9.3. При внесении изменений в Политику в заголовке Политики указывается дата утверждения действующей редакции.

9.4. Пересмотр положений настоящей Политики производится при внесении изменений в нормативные правовые акты в сфере персональных данных или в локальные акты, регламентирующие организацию обработки и обеспечение безопасности персональных данных, при изменении целей обработки персональных данных, по результатам контроля выполнения требований по обработке и защите персональных данных и по решению руководителя Организации. Новая редакция Политики утверждается руководителем Организации.