Сроки хранения документов установлены в Налоговом кодексе РФ, Федеральных законах от 24.07.2009 г. № 212-ФЗ и от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ, а также в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 г. № 558.

Чтобы понять, какие документы храним в архиве, а какие бумаги уже можно уничтожить, распечатайте Таблицу (docx, 50.3 кб) и издайте Приказ с приложением в виде данной таблицы, ознакомив под роспись всех ответственных лиц.

Если компания избавится от бумаг раньше положенного срока, то инспекторы могут:

• снять расходы или вычеты НДС, поскольку они не подтверждены документами. В результате организации будут доначислены налоги, пени и штраф;
• определить суммы налогов к уплате расчетным методом (подп. 1 п. 7 ст. 31 НК РФ). А это также может привести к пеням и штрафам;
• за отсутствие первичных документов налоговики могут оштрафовать компанию на сумму 10 000 или 30 000 руб. (ст. 120 НК РФ).

Как считать сроки  хранения документов, и когда они увеличиваются

Срок хранения документов надо отсчитывать с момента окончания периода, в котором организация использовала документ для расчета налогов. А не с того дня, когда документ был оформлен.

Возьмем, к примеру, акт выполненных работ, от января 2016 г.:

• Если компания в январе учла расходы по этому документу, то его нельзя уничтожать до окончания 2020 г. Ведь только 01.01.2021 г. закончится стандартный четырехлетний срок хранения.
• Кроме того, есть особое правило на случай выездной проверки. Если на момент, когда налоговики начали такую ревизию, срок хранения документов не истек, компания должна обеспечить их сохранность в течение всей проверки. Такое мнение высказывают судьи (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 04.07.2012 г. по делу № А33-5433/2011).
• Допустим, срок хранения каких-то бумаг истекает в апреле 2016 г. Но в марте в компании началась выездная ревизия. Значит, пока проверка не кончится, уничтожать эти документы нельзя.

Сведения о тех случаях, когда документы хранят дольше обычного, мы представили в таблице (docx, 52.5 кб).